ANG PAG-ORGANIZE ng event ay hindi biro dahil maraming mga bagay ang kailangang i-consider dito mula sa pagpa-plano nito hanggang sa mismong araw ng event. Maraming klaseng events ang maaaring gawin natin, halimbawa nito ay ang mga birthday, wedding, proposals, Christmas party, seminars, outreach programs, pag-launch ng product, exhibit, Olympics, festivals, at iba pa. Ilan sa mga bagay na ito ang dapat i-consider sa paggawa ng event, ito ang mula sa marketing, ang programs at invitations kasama na rin ang registration, logistics, at pagkain kung kailangan sa event.
Ang marketing ay magsisilbing promotion o pag-advertise ng ating gustong gawing event halimbawa ay pagpapaskil ng poster o tarpaulin sa nasabing lugar ng event at kung saan pa man na madaling makita at makukuha ang attention ng mga tao. Maaari rin sa paraan ng paggamit ng social media, pag-promote sa Facebook, Twitter, blog, o iba pang mga site na maaari nating i-promote ang ating event at sa iba pang mga paraan.
Ang programs ay ang in-charge sa mangyayari sa flow ng event kung anu-ano ang mga bagay na gaganapin doon, mula sa pagbukas ng event sa pamamagitan ng opening prayer at pagtatapos nito sa pamamagitan ng closing remarks ng taong nag-organize ng event pero maaari rin natin itong simulan at tapusin sa paraan na gusto natin.
Ang invitations naman ay pag-invite sa mga VIPs at maaari rin na pag-invite sa mga sponsors na susuporta sa nasabing event na gusto natin, katulad dito ay ang mga sponsors ng isang olympics o mga basketball league, exhibit, at iba pang mga events. Sa programs at invitations din ay maaaring nakapasok ang paggawa ng disenyo ng posters at tarpaulin. Kung applicable sa event na gusto natin ay nandiyan din ang registration kung saan makikita natin kung sinu-sino ang mga nag-participate o pumunta sa ating event.
Ang logistics naman ay in-charge sa decorations, stage designs, technical o sound system at mga lighting effects kung applicable sa event natin, halimbawa ay ang ang pag-launch ng isang bagong product tulad ng pag-launch ng isang bagong sasakyan, maaari tayong gumamit ng Stage 3D lighting effect at sounds na magbibigay-buhay sa pag-launch o introduce nitong bagay. Dito ang magbibigay kulay sa event din dahil dito nakasaad ang decorations at stage designs ng event na gusto natin. Simula pa lang ay bantay na rin ito sa pagplano o pag-isip ng floor plan at kung saang venue natin gusto ang ating event at dito ay para tayong magiging architect sa paggawa ng gusto nating itsura ng ating venue at engineer sa pagsukat kung gaano kalaki ang lugar na ating gagamitin.
Ang pagkain din ay pasok sa event kung applicable siya halimbawa ay sa mga seminars, ang bawat speakers dapat ay may pagkain at meron din dapat ang mga VIPs at sponsors ng ating event. Ang mga participants ay meron din pagkain tulad sa mga event na fun run ay nagbibigay sila ng pagkain halimbawa ay isang bote ng tubig at tinapay. Mula simula ay magpo-project muna tayo kung magkano ang magagastos natin sa ating event at kalagitnaan ay makikita na rin natin ang actual cost kung magkano ang nagastos natin sa kabuuan ng paggawa natin ng event.
Ang daming mga bagay na dapat i-consider natin sa paggawa ng event pero kaya natin yan gawin lalo na kung nag tulungan tayo. Nakakapagod? Oo, pero ‘pag naisagawa mo na ang event mo, makikita mo ang pinagpaguran mo na magbubunga ng maganda at ngiti sa ating mukha.
Usapang Bagets
By Ralph Tulfo
